Af Kristine Mølgaard Mogensen

Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforholdet omfatter persondata indsamlet som led i rekrutteringen, det løbende ansættelsesforhold samt ophør af ansættelsesforholdet.

Rekruttering

Ved rekruttering af nye medarbejdere bør man som arbejdsgiver særligt være opmærksom på følgende:

• Oplysningspligt i forbindelse med modtagelse af ansøgningen
• Brug af et rekrutteringsbureau
  Når man som arbejdsgiver benytter et rekrutteringsbureau betyder dette ikke, at ens egne forpligtelser over for ansøgeren frafalder, herunder fx vedrørende oplysningspligten.
• Indhentelse af referencer
  Indhentelse af referencer kan støttes på interesse af vejningsreglen og samtykke.
• Opbevaring og sletning af personoplysninger
  Som arbejdsgiver vil man have en saglig interesse i at opbevare ansøgninger, så længe ansættelsesprocessen pågår. Hvis man ønsker at opbevare ansøgninger efter ansættelsesprocessen er gennemført, skal man fortsat have et sagligt grundlag herfor. Ellers skal ansøgningerne mv. slettes. Eksempelvis vil man kunne opbevare en ansøgning længere, hvis man frygter at kunne blive mødt med beskyldninger om diskrimination og derfor ønsker at kunne dokumentere ansættelsesforløbet. Hvis man som arbejdsgiver ønsker at opbevare en ansøgning med henblik på en eventuel senere ansættelse, skal der indhentes et samtykke fra ansøgeren.

Ansættelsesforholdet

I det løbende ansættelsesforhold bør man som arbejdsgiver særligt være opmærksom på følgende:

• Oplysningspligt i forbindelse med indgåelse af ansættelsesforholdet
• Indhentning af samtykke til brug af portrætfotos på fx hjemmeside og personlighedstests
• Kontrol af medarbejdere, fx GPS-overvågning af køretøjer, logning af medarbejderes brug af Internet og mail mv.
  Som arbejdsgiver bør man være opmærksom på, at medarbejderne udtrykkeligt skal oplyses om eventuelle overvågningstiltag forud for behandlingen af sådanne oplysninger.

Ophør af ansættelsesforholdet

Ved ophør af ansættelsesforholdet bør man som arbejdsgiver særligt være opmærksom på følgende:

• Sletning af personoplysninger, der ikke længere er relevante
  Umiddelbart efter ansættelsesforholdets ophør skal arbejdsgiveren sikre, at alle oplysninger, hvor der ikke længere er et formål med deres behandling, slettes.
• Fortsat opbevaring af oplysninger, der er relevante og herefter løbende sletning.

Arbejdsgiveren skal herudover være klar til på ethvert tidspunkt at efterleve den registreredes rettigheder fx vedr. indsigt i egne oplysninger, sletning af oplysninger og tilbagetrækning af samtykke.

Som arbejdsgiver skal man desuden være opmærksom på, at man vil skulle udarbejde en fortegnelse over personaleadministration, man skal sikre et passende niveau for behandlingssikkerhed, og man skal indgå databehandleraftaler med evt. underleverandører, der behandler persondata på arbejdsgiverens vegne.

Kontakt gerne Kristine Mølgaard Mogensen på kmm@hulgaardadvokater.dk eller tlf. 38 40 42 40 eller Marcus Gangdal på maj@hulgaardadvokater.dk eller tlf. 38 40 42 47 for en uforpligtende snak om, hvordan Hulgaard Advokater kan hjælpe din virksomhed efterleve de persondataretlige regler.

Af: Kristine Mølgaard Mogensen

Senest opdateret den 17. marts 2020 kl. 10.00.

COVID-19 har bragt os alle i en ekstraordinær situation, hvor der hele tiden opstår nye spørgsmål i takt med nye udfordringer. Det gælder også i forhold til ansættelsesret og GDPR. Nedenfor giver advokat Kristine Mølgaard Mogensen, som er specialiseret i ansættelsesret og persondataret, svar på 10 aktuelle spørgsmål.

Har en arbejdsgiver pligt til at lade privatansatte medarbejdere arbejde hjemmefra?

Nej. Der er alene tale om en opfordring til de private virksomheder. Det skal derfor aftales mellem arbejdsgiveren og medarbejderne.

Det er arbejdsgiveren, som skal vurdere om, og i givet fald, hvem der kan arbejde hjemmefra og hvem, der skal møde på arbejde.

Hvis ikke alle kan arbejde hjemmefra, anbefaler vi, at arbejdsgivere tænker i alternative løsninger. Det kan være en mulighed at lave skiftevis hjemmearbejdsdage, mens andre bliver på arbejde. På den måde minimerer man antallet af medarbejdere på arbejdspladsen og dermed smitterisikoen. Der kan også laves aftaler om afvikling af ferie, afspadseringstimer eller i en afgrænset periode gå ned i tid.

Hvad skal man som arbejdsgiver være opmærksom på, hvis medarbejdere skal møde ind?

Virksomheden er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Derfor bør virksomheden sørge for, at risikoen for smittespredning i videst mulig omfang minimeres ved fx at følge de nationale anbefalinger om god hygiejne og om at holde afstand.

Kan en privatansat medarbejder, som er bekymret for at blive smittet, lade være med at møde op på arbejdspladsen?

Nej. Hvis en virksomhed har brug for, at der skal udføres opgaver på arbejdspladsen, ligger det inden for ledelsesretten at kræve, at medarbejderen skal møde ind.

Kan en arbejdsgiver sende medarbejderne på ferie med øjeblikkelig virkning?

Nej eller måske. Som udgangspunkt skal ferie varsles med de almindelige varsler, som er 1 måned for restferie og 3 måneder for hovedferie. Dog er det muligt at fravige varslerne ved særlige omstændigheder. Det vil afhænge af en konkret vurdering af forholdene i den enkelte virksomhed, om der er tale om særlige omstændigheder.

Vær opmærksom på, at der kan være mulighed for at afholde feriefridage, afhængig af den individuelle aftale.

Kan en arbejdsgiver pålægge medarbejderne at afspadsere?

Ja. Hvis en medarbejder har optjent afspadsering, og der ikke er særlige interne regler eller aftalt andet i ansættelseskontrakten, der forhindrer at arbejdsgiveren bestemmer, at der skal ske afspadsering, kan medarbejderen pålægges at afspadsere.

Må man som arbejdsgiver registrere og fortælle de andre medarbejdere, at en medarbejder er i karantæne?

Ja, hvis det er sagligt og nødvendigt. Man må dog ikke angive årsagen dertil som fx at et familiemedlem er smittet. Det er nemlig Datatilsynets vurdering, at der kan registreres og videregives oplysninger, der ikke er så konkrete og specifikke, at de anses for helbredsoplysninger, når situationen nødvendiggør det.

Må man som arbejdsgiver registrere og fortælle de andre medarbejdere, at en medarbejder er smittet med COVID-19?

Ja, hvis det er sagligt og nødvendigt. Det kan ifølge Datatilsynet fx være hensynet til, at ledelsen og kollegaer kan træffe de nødvendige forholdsregler.

Skal en arbejdsgiver betale løn til en medarbejder, som er kommet i karantæne?

Ja, hvis medarbejderen er pålagt at gå i karantæne af sundhedsmyndighederne, og medarbejderen har ret til løn under sygdom. Pålæg af karantæne er nemlig at sidestille med sygdom.

Skal en arbejdsgiver betale løn til en medarbejder, som er smittet med CO-VID-19?

Ja, hvis medarbejderen har ret til løn under sygdom. Hvis en medarbejder er smittet med COVID-19, er medarbejderen syg og de almindelige regler om løn under sygdom skal følges.

Kan man få lønkompensation til hjemsendte medarbejdere?

Måske, hvis du er en privat virksomhed. Efter den indgåede trepartsaftale kan det være en mulighed at søge om lønkompensation, hvis det forventes, at der skal afskediges minimum 30 % af den samlede medarbejderstab eller mere end 50 medarbejdere grundet økonomiske årsager som følge af COVID-19.

Virksomheden må i den periode, hvor der modtages kompensation ikke afskedige medarbejderne pga. økonomiske årsager. Ordningen forventes at kunne søges fra midt i uge 13. Læs mere om ordningen på Beskæftigelsesministeriets hjemmeside www.bm.dk og hold dig opdateret på www.virksomhedsguiden.dk.

Hvis du vil vide mere, er du velkommen til at kontakte Kristine Mølgaard Mogensen på tlf. 38 40 42 40 eller kmm@hulgaardadvokater.dk.